Bedrijfsvoering

Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
De rechtmatigheidsverantwoording is conform de wet- en regelgeving van het BBV opgenomen bij de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering moet op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van afspraken met de raad aanvullende informatie worden opgenomen over de financiële rechtmatigheid.

Voor de jaarrekening 2024 gelden voor de rechtmatigheidsverantwoording grondslagen die zijn gebaseerd op de door de raad vastgestelde Financiële verordening 2024, Controleprotocol 2023-2026, het Normen- en toetsingskader 2024 en de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV. Deze grondslagen zijn inhoudelijk geactualiseerd in 2024 ten opzichte van 2023. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert College van B&W over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

De rechtmatigheid kent drie criteria:
A. begrotingscriterium;
B. voorwaardencriterium;
C. het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

A Begrotingscriterium
Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium één van de toetsingscriteria. In de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV wordt dit als volgt toegelicht.

Als het college meer geld besteed dan de gemeenteraad heeft goedgekeurd met de begroting of afzonderlijke raadsbesluiten (begrotingswijzigingen) dan is sprake van een overschrijding. Dat is een begrotingsonrechtmatigheid. De gemeenteraad kan wel vooraf regels vaststellen die aangeven wanneer een overschrijding in vooraf bepaalde situaties wel of niet acceptabel is. Overschrijdingen die niet binnen de afspraken passen, worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierover kan dan een debat in de raad plaatsvinden, waarbij de raad beslist of de onrechtmatigheden alsnog worden goedgekeurd.

Wanneer de gemeente minder geld besteed dan goedgekeurd met de begroting of afzonderlijke raadsbesluiten, doordat bijvoorbeeld doelen en activiteiten niet worden gerealiseerd of uitgevoerd of als sprake is van meer of minder inkomsten voor de gemeente dan begroot en dit wordt door het college niet tijdig aan de gemeenteraad gemeld of de begroting wordt hierop niet aangepast, dan zijn dit ook begrotingsonrechtmatigheden. Het gaat hierbij om het niet tijdig melden aan de gemeenteraad. Deze begrotingsonrechtmatigheden worden eveneens toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierover kan dan een debat in de raad plaatsvinden, waarbij de raad beslist of de onrechtmatigheden alsnog worden goedgekeurd. In het Normenkader 2024 is vastgelegd dat onder ‘tijdig melden’ wordt verstaan bij de Voorjaarsrapportage, de Eindejaarsrapportage of bij de jaarstukken. De afwijkingen die tijdig zijn gemeld worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Ad 1a – Overschrijding lasten programma's
De raad van Hilversum autoriseert jaarlijks met het vaststellen van de programmabegroting de lasten en baten op programmaniveau. Uitgangspunt voor begrotingsoverschrijdingen van de lasten is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.

Door de raad is in het Normenkader 2024 bepaald welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen de vastgestelde afspraken en daarmee vooraf als acceptabel geduid worden. Hiervan is sprake in de volgende situaties:

1. Begrotingsafwijkingen welke passen binnen het beleid

Acceptabel zijn:

• Begrotingsafwijkingen als gevolg van bestaand beleid die in de Voorjaarsrapportage en/of Eindejaarsrapportage zijn toegelicht of waarover de raad na deze bestuursrapportages via een Raadsinformatiebrief, wensen en bedenkingen of mondeling in een commissievergadering is geïnformeerd.
• Begrotingsafwijkingen zijnde kostenoverschrijdingen die gecompenseerd worden door direct gerelateerde inkomsten;
• Begrotingsafwijkingen zijnde kostenoverschrijdingen op een open-einde regeling;
• Begrotingsafwijkingen die ontstaan zijn door een gewijzigde regelgeving ten opzichte van de begroting.
• Begrotingsafwijkingen die het gevolg zijn van interpretatie van wet- en regelgeving, waaronder het BBV of andere wettelijke verplichtingen zoals bijvoorbeeld voortvloeiend uit artikel 193 van de gemeentewet.

Niet acceptabel zijn:

• Begrotingsafwijkingen die ten onrechte niet eerder aan de raad zijn gemeld.

2. Begrotingsafwijkingen welke niet passen binnen het beleid

Acceptabel zijn:

• Begrotingsafwijkingen die voorafgaand aan het uitvoeren van het beleid met instemming van de gemeenteraad (idealiter d.m.v. een separaat raadsvoorstel) tot stand zijn gekomen.

Niet acceptabel zijn:

• Begrotingsafwijkingen die niet voorafgaand aan de vaststelling van het beleid de instemming van de gemeenteraad hebben of ter kennis van de gemeenteraad zijn gebracht.

3. Administratieve fouten

Acceptabel zijn:

• Begrotingsafwijkingen veroorzaakt door een administratieve fout of autonome ontwikkeling, die na correctie per saldo geen begrotingsafwijking binnen Programma's dan wel over Programma's heen opleveren.

Niet acceptabel zijn:

• Begrotingsafwijkingen door het verantwoorden in een verkeerd boekjaar.

4. Grondexploitaties

Acceptabel zijn:

• Begrotingsafwijkingen die geen afwijking veroorzaken in de totale kosten en opbrengsten van de laatst vastgestelde exploitatieopzet door de raad.

Niet acceptabel zijn:

• Begrotingsafwijkingen die een afwijking veroorzaken in de totale kosten en opbrengsten van de laatst vastgestelde exploitatieopzet en daarin opgenomen konden worden.

Alleen de gerealiseerde uitgaven op het programma Bestuur overstijgen de actuele raming 2024 met € 1,140 miljoen.

Programma 4 – Bestuur
Het nadeel aan de lastenzijde wordt voornamelijk veroorzaakt door de volgende afwijkingen:

• een toevoeging aan de pensioenvoorziening (voormalig) wethouders van € 0,781 miljoen. De rekenrente is gedaald, waardoor er meer vermogen nodig is om pensioenen uit te betalen. Daarnaast zijn de pensioenen geïndexeerd en hebben sommige personen meer pensioen opgebouwd, wat resulteert in een aanvullende storting in de Voorziening Wethouders.
• aanvullende kosten voor de samenwerkingsverbanden van € 0,261 miljoen. Het in de begroting 2024 beschikbaar gestelde budget met betrekking tot de samenwerkingsverbanden zoals de VNG, G40 en ROM Utrecht, is niet toereikend. Het tekort bedroeg in 2024 afgerond € 261.000.
• aanvullende personeel -en afdelingskosten overhead van € 2,7 miljoen. Hiertegenover staan ook extra inkomsten van afgerond € 0,3 miljoen. De overschrijding is een gevolg van de inzet van extra communicatiemedewerkers, additionele inhuur op het gebied van financiën, inhuur op het gebied van informatievoorziening etc. Een nadere toelichting is opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering van deze jaarstukken.
• een voordeel bij de Veiligheidsregio wat heeft geleid tot een voordelige eindafrekening van € 0,770 miljoen.
• lagere personeelskosten van € 1,078 miljoen, voornamelijk als gevolg van vacatures en onderbezetting binnen dienstverlening, toezicht en handhaving. Een nadere toelichting op de personeelskosten is opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering van deze jaarstukken.

Overeenkomstig het normenkader Rechtmatigheid en de afgesproken spelregels wordt de afwijking als gevolg van de aanvullende dotatie aan de pensioenvoorziening ad € 0,781 miljoen als acceptabel aangemerkt. Dit is een begrotingsafwijking die het gevolg is van interpretatie van wet- en regelgeving, waaronder het BBV of andere wettelijke verplichtingen zoals bijvoorbeeld voortvloeiend uit artikel 193 van de gemeentewet.

Ad 1b – Overschrijding uitgaven investeringen
Acceptabel zijn:

• Kostenoverschrijding op investeringskredieten door aanbestedingen, indexering of andere marktomstandigheden bij gelijkblijvend beleid.

Niet acceptabel zijn:

• Kostenoverschrijding op investeringen door wijziging in beleid

Kredieten worden, al dan niet tezamen in het investeringsplan vastgesteld, maar de bedragen worden altijd afzonderlijk per investering door de raad gevoteerd. De afwijkingen van de kredieten per programma die per 31.12.2024 zijn afgesloten is als volgt:

Op de bovenstaande afgesloten kredieten hiervan is per 31.12.2024 een totale overschrijding ad € 0,412 miljoen van de beschikbare en afzonderlijk gevoteerde kredieten.

Overeenkomstig art. 8 van de FV 212 vindt slechts tussentijdse informatievoorziening aan de raad wanneer het college een financiële overschrijding van € 0,25 miljoen of meer van het investeringskrediet verwacht. Dat is bij geen van de kredieten die per 31.12.2024 zijn afgesloten het geval. Het totaal aan overschrijdingen wordt daarmee als acceptabel aangemerkt.

Ad 2 – Ongeautoriseerde mutaties reserves

Onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves

De mutaties in de bestemmingsreserves vormen een onderdeel van de (al dan niet herziene) gemeentelijke begroting. In de jaarrekening moeten de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves worden verwerkt overeenkomstig het bedrag dat via de begroting(swijzigingen) door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve. Verder kunnen er raadsbesluiten zijn die inhouden dat specifiek benoemde saldi, bijvoorbeeld een overschot of tekort op de uitvoering van de WMO, ook nog in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht.

Mutaties in de reserves die niet door een, voor 31 december van het verslagjaar, genomen, raadsbesluit zijn gedekt, zijn in strijd met de Gemeentewet. Deze worden, voor zover zij ook niet het getrouwe beeld van de hoogte van de reserves raken, in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht.

Het overzicht van de mutaties reserves in 2024 is als volgt:

Afwijkingen mutaties reserves Programma 1 Wonen en Leven

Bij vijf reserves wijkt de werkelijke onttrekking en/of toevoeging in 2024 af van de raming die in de begroting 2024 was voorzien. De raad heeft het college voor deze vier reserves evenwel gemachtigd om binnen het doel en het saldo van de bestemmingsreserve de onttrekkingen en toevoegingen te doen op basis van werkelijke lasten en baten. Er is derhalve geen sprake van ongeautoriseerde mutaties.

Afwijkingen mutaties reserves Programma 3 Werken

Bij Reserve Tozo wijkt de werkelijke onttrekking in 2024 af van de raming die in de begroting 2024 was voorzien. De raad heeft het college voor deze reserve evenwel gemachtigd om binnen het doel en het saldo van de bestemmingsreserve de onttrekkingen en toevoegingen te doen op basis van werkelijke lasten en baten. Er is derhalve geen sprake van een ongeautoriseerde mutatie.

B Voorwaardencriterium
In het proces aanbestedingen is voor € € 1.288.687 aan overtredingen van vigerende wet- en regelgeving geconstateerd. Het betreffen 2 oude zogenaamde afloopdossiers, te weten advertentiekosten en een inhuurcontract welke eind 2024 nog niet rechtmatig zijn aanbesteed waardoor de fout ad € 234.113 is blijven bestaan.

De nieuwe incidentele onrechtmatigheden in 2024 ad € 1.054.574 betreffen de onderhandse opdrachtverlening ten behoeve van inhuur van personeel waarbij achteraf in 2024 de drempel voor Europees aanbesteden voor diensten is overschreden. De opdrachten hadden volgens een Europese aanbestedingsprocedure tot stand moeten komen. De opdrachten lopen in 2025 deels nog door maar voor de voortzetting zijn reeds trajecten via ingezet, waarna de oude overeenkomsten en daarmee de onrechtmatigheden ook op korte termijn beëindigd kunnen worden. Vooraf is vaak lastig in te schatten hoe lang je beroep wilt doen op de externe deskundigheid. Dit is ook sterk afhankelijk van de ingehuurde kracht maar ook de krappe arbeidsmarkt maakt het lastig zelf personeel aan te trekken. Inhuur zal dus ook de komende jaren nodig zijn. Om dit beter te reguleren hebben we in Hilversum een nieuw aanbestedingstraject gevolgd voor de zogenaamde 'brokersdienstverlening'. Dit is een soort makelaar die voor de opdrachtgever geschikte kandidaten zoekt. Naast de grotere groep van externen waarborgt de broker dat de dienstverlening fiscaal correct verloopt. Dit betreft zowel voor de aanbestedingsregels als voor de fiscale regels voor zelfstandige zonder personeel (zzp'ers). Uitgangspunt is zoveel als mogelijk via de broker in te huren. Afwijken is mogelijk maar kan tot onrechtmatigheden leiden. Hiermee proberen we de in 2024 ontstane rechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.