Onderhoud kapitaalgoederen

Beleid

Tot de kapitaalgoederen van de kantoorgebouwen behoren de panden voor de huisvesting van de gemeente zelf. Het betreft de kantoorgebouwen: Het raadhuis aan het Dudokpark, de kantoorvilla en het stadskantoor aan de Oude Enghweg 21 en 23 en de gemeentewerf op de 1e Loswal. Het kantoor aan de Wilhelminastraat 1 wordt voor het Sociaal plein gehuurd.

Voor de gebouwen in eigendom zijn door een extern bureau meerjarige onderhoudsplannen opgesteld, de zogenoemde MOP´s. De gemeente actualiseert de MOP’s tenminste eens in de vier jaar. Jaarlijks wordt voor de MOP´s een vast bedrag aan een voorziening gedoteerd waaruit alle toekomstige onderhoudslasten kunnen worden betaald.
Op 11 december 2024 heeft de raad de meerjarige onderhoudsplannen 2024-2033 en bijbehorende onderhoudsvoorzieningen vastgesteld. De financiële effecten daarvan zijn verwerkt in de begroting 2024 en verder. De onderhoudsplannen worden jaarlijks geactualiseerd op basis van de laatst vastgestelde jaarstukken. Hiermee geven we een realistisch en actueel beeld van de lasten voor het onderhoud. Bij de jaarrekening 2024 zijn de benodigde dotaties aan de voorzieningen MOP geactualiseerd voor de werkelijke prijsstijgingen van 2024 en met de verwachte prijsstijgingen voor de komende planperiode 2025 tot en met 2034.

Het verduurzamen van het eigen vastgoed waar onze kantoorgebouwen deel van uitmaken is een belangrijke opgave in ons duurzaamheidsbeleid. De raad heeft begin 2020 besloten om het Raadhuis en de Gemeentewerf te gaan verduurzamen door het CO₂ neutraal maken en het verbeteren van het binnenklimaat van deze kantoorgebouwen. Eind 2022 zijn er stukjes beton uit het plafond van de tuinkamer van het raadhuis gevallen. Dit was het gevolg van roestvorming in de wapening. De raad is hierover geïnformeerd via collegebrieven op 22 mei 2023 en 8 april 2024. Uit vervolgonderzoeken is gebleken dat de roestvorming in de wapening op meerdere plekken in de vloeren van het raadhuis voorkomen. In het onderzoek naar oplossingen voor de vloerenproblematiek nemen wij de potentiële andere duurzaamheidsmogelijkheden mee. De uitwerking voor het oplossen van de problemen aan de vloeren en het verduurzamen van het raadhuis zal in 2025 aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. De verduurzaming van de gemeentewerf is in 2024 afgerond en is het krediet afgesloten. Voor het verder verduurzamen van het gemeentelijke vastgoed zijn in 2024 de energiescans voor het gemeentelijk vastgoed verder uitgewerkt. Het voorstel voor het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed wordt op 14 mei 2025 ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.

Uitvoering onderhoud

Gebruikersonderhoud (dagelijks onderhoud)
Uit het exploitatiebudget van het gebruikersonderhoud wordt het volgende preventieve en correctieve dagelijkse onderhoud voor de kantoorgebouwen betaald:

• Elektrotechnische installaties (lichtinstallatie en gebouwbeheersysteem)
• Werktuigbouwkundige installaties (verwarmingsinstallaties, luchtbehandeling- en ventilatie, koelinstallaties
• Sanitaire installaties (hemelwaterafvoer, riolering, waterinstallaties en sanitair)
• Overige installaties (lift-, de beveiligings- en de brandmeldinstallaties van de gebouwen)
• Binnen schilderwerk

Voor het preventief en correctief onderhoud is voor de kantoorgebouwen een budget in de exploitatie beschikbaar van € 362.000 en voor de locaties 1e Loswal en Wilhelminastraat is respectievelijk € 49.000 en € 27.000 opgenomen voor het gebruikersonderhoud. Voor de kantoorgebouwen komt de realisatie in 2024 uit op € 450.000. De werkzaamheden bestaan uit het uitvoeren van preventief en correctief onderhoud die voortvloeien uit onderhoudscontracten, storingen, klachten etc.

In 2024 is een aanbesteding uitgevoerd voor het opnieuw afsluiten van een onderhoudsovereenkomst voor het uitvoeren van ons preventief en correctief onderhoud in onze gebouwen (raadhuis, stadskantoor, villa en loswal). De aanbesteding heeft ertoe geleid dat er éénmalig extra kosten in rekening zijn gebracht. Hiermee gepaard gaat de kwaliteit van het onderhoud een extra impuls krijgen.

Voor de 1e Loswal komt de realisatie in 2024 uit op € 82.000. Een deel van de hierboven aangegeven extra kosten zijn hierin doorberekend. Voor de Wilhelminastraat zijn er geen onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd.

Eigenaarsonderhoud
Het eigenaarsonderhoud wordt bekostigd uit de voorziening Onderhoud ambtenarenhuisvesting. In 2024 is daarvoor € 654.000 aan de voorziening voor het onderhoud aan de kantoorgebouwen toegevoegd.

Raadhuis Dudokpark 1
Het MOP is een dynamisch document. Jaarlijks wordt aan de hand van een schouw bepaald wat wij dat jaar gaan uitvoeren en wat wij eventueel door kunnen schuiven naar latere jaren. Ook het naar voren halen van later geplande werkzaamheden komt voor, bijvoorbeeld vanuit het oogpunt van efficiëntie. Het uitgevoerde eigenaarsonderhoud in 2024 bestond voornamelijk uit het vervangen van de vloer in de koffiekamer, en de herstelwerkzaamheden die daardoor hebben plaatsgevonden. Daarnaast is een gedeelte voor eigenaarsonderhoud voorzien voor klachten en het actualiseren van de MOP en de monumentenwachtrapportage.
Voor het verduurzamen van het raadhuis is op 20 januari 2020 en bij de voorjaarsnota 2022 een krediet beschikbaar gesteld van in totaal € 3.949.000. Vanwege grote prijsstijgingen van materialen is het beschikbaar gestelde budget niet meer voldoende. Om het werk geheel uit te voeren is een budget nodig van € 4.312.000. Het resterende gedeelte van € 363.000 wordt als dekking aan de voorziening MOP onttrokken.

Stadskantoor Oude Enghweg 23
Op basis van het in 2024 geactualiseerde MOP zijn de regelkasten en de vrieskist vervangen. Deze onderhoudswerkzaamheden worden in combinatie met de wettelijk verplichte energiebesparende maatregelen conform de Erkende Maatregelenlijst energiebesparing (EML) uitgevoerd. De uitvoering van de energiebesparende maatregelen zijn gekoppeld aan vervangingswerkzaamheden conform het MOP, zodat ze op natuurlijke momenten worden uitgevoerd. Daarmee worden kosten gereduceerd, ontstaat synergie in begroting, planning en realisatie.

Kantoorvilla Oude Enghweg 21
Op basis van het in 2024 geactualiseerde MOP zijn onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd aan de dakbedekking.

Huisvesting 1e Loswal
Op basis van het in 2024 geactualiseerde MOP is de hoofd verdeelkast vervangen.

Huisvesting afdeling Werk, Inkomen en Zorg
Voor de huisvesting van de afdeling Sociaal Plein wordt een pand gehuurd aan de Wilhelminastraat. Het geplande dagelijkse onderhoud bestaat uit diverse kleine onderhoudswerkzaamheden en wordt gedekt uit het beschikbare budget voor de huisvestingslasten (incl. huur) van € 443.000. De realisatie in 2024 komt uit op € 441.000.

Uitvoering investeringen

Voor een aantal onderdelen, zoals zonwering, binnen-schilderwerk en agile werken zijn (incl. uit voorgaande jaren) kredieten beschikbaar gesteld voor een totaal van € 490.000. Tot op heden is hier weinig op uitgegeven. Reden hiervan is, dat we aan de vooravond staan van een op handen zijnde fusie met gemeente Wijdemeren. Hierdoor zal het aantal ambtenaren groeien. Op dit ogenblik is het zoeken naar de juiste oplossing om alle ambtenaren te huisvesten voor de korte termijn vanaf 1-1-2026. Separaat hieraan loopt het onderzoek om de huisvesting van gemeente Hilversum voor de langere termijn vorm te geven in een scenariostudie die opgenomen is in de strategische huisvestingsvisie. Zolang er geen besluit is op de strategische huisvestingsvisie worden geen grote investeringen in onze gebouwen gedaan vanuit het beschikbaar gestelde krediet.

Relevante beleidsnota's

1. Meerjarige onderhoudsplan 2024-2033 voor het gemeentelijk vastgoed.