Ondersteunende afdelingen (overhead)
De ondersteunende afdelingen van de gemeente Hilversum spelen een belangrijke rol in het effectief uitvoeren van de gemeentelijke taken. Van financiën tot ICT en personeelszaken, deze afdelingen vormen de ruggengraat van onze organisatie. Dankzij hun inspanningen kunnen wij onze dienstverlening continu verbeteren en onze doelen als gemeente bereiken. Om onze ambities te blijven realiseren, richten we ons voortdurend op het behouden en aantrekken van specialisten in diverse vakgebieden. Dit betekent dat we investeren in opleiding en ontwikkeling, een aantrekkelijke werkomgeving bieden en inspelen op de veranderende behoeften van onze medewerkers. Alleen met een sterk en deskundig team kunnen we inspelen op de complexe vraagstukken en dynamiek van onze samenleving, en zo blijven bijdragen aan een beter Hilversum voor al onze inwoners. |
|---|
Onderstaand volgt een toelichting op de voortgang van de specifieke activiteiten die we in 2024 hebben uitgevoerd. Deze activiteiten zijn ook opgenomen in de programmabegroting voor 2024. We willen benadrukken dat we niet specifiek rapporteren over de reguliere activiteiten die we uiteraard ook hebben uitgevoerd in 2024, tenzij deze niet conform begroting zijn uitgevoerd.
Voortgang speerpunten begroting 2024
● | Actualiseren van de I-Visie in relatie tot de opgaven in de stad. |
|
|---|---|---|
● | Intensiveren van de invulling van strategische personeelsplanning. Met blijvende aandacht voor boeien en binden en creatieve en effectieve vormen van werving nieuwe medewerkers. |
|
● | Onderzoek doen naar de huisvestingsbehoeften volgens de strategische huisvestingsvisie, zodat deze naadloos aansluiten bij het hybride werken. |
|
● | Uitvoering geven aan het Programma Data Gedreven Werken 2022 – 2025. |
|
● | Vervolg geven aan het in het najaar van 2023 uitgevoerde medewerkersonderzoek. |
|
Toelichting
De speerpunten zoals opgenomen in de begroting 2024 zijn allen uitgevoerd in 2024 dan wel liggen op koers in 2024. Op één speerpunt (strategische personeelsplanning) blijft het invulling geven hieraan lastig, als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt. Strategische personeelsplanning is ingevoerd en wordt binnen de organisatie toegepast. Deze planning biedt inzicht in de behoeften en knelpunten van de teams, zoals onderbezetting, kwetsbaarheid, ziekteverzuim, kennisniveau en verwachte veranderingen in rollen en functies. Krapte op de arbeidsmarkt en de veranderende omstandigheden op die arbeidsmarkt vormen belangrijke factoren die het succesvol implementeren van strategische personeelsplanning (voor met name het invullen van personele capaciteit en kwaliteit) bemoeilijken. Als maatregel hebben wij de recruitment afdeling versterkt, waardoor de vindbaarheid van vacatures en de zichtbaarheid van de gemeente Hilversum als werkgever is vergroot. Wij leggen sneller contact met potentiële kandidaten, gesprekken worden gevoerd en in overleg met e kandidaat volgt een zo spoedig mogelijk kennismakingsgesprek. Door deze aanvullende persoonlijke benadering blijven we in staat om vacatures met nieuw personeel in te vullen. Recruitment monitort voortdurend de mogelijkheden en ontwikkelingen, past waar nodig haar procesvoering aan op de actualiteit om vacatures effectief en snel te vervullen.
Financiële analyse Overhead
Bedragen x € 1.000 | |||
Lasten | Baten | Saldo | |
Begroting na wijziging | 43.364 | -293 | 43.071 |
Realisatie | 45.590 | -528 | 45.062 |
Verschil (realisatie t.o.v. gewijzigde begroting) | 2.226 | -235 | 1.991 |
Het nadelig resultaat van afgerond € 2,0 miljoen wordt gekenmerkt door toenemende lasten (€ 2,2 miljoen) en hogere baten (€ 0,2 miljoen). Het nadeel van € 2,7 miljoen (hogere lasten) en een voordeel van € 0,3 miljoen (extra baten) wordt verklaard door afwijkingen op de doorbelasting van de loon- en organisatiekosten. Dit wordt centraal toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van deze jaarstukken. De lasten stijging is een gevolg van de inzet van extra communicatiemedewerkers, additionele inhuur op het gebied van financiën, inhuur op het gebied van informatievoorziening etc.
In 2024 zijn door diverse omstandigheden ook een aantal projecten niet volledig afgerond. Een deel van deze projecten wordt verder opgepakt in 2025. Om dit te kunnen realiseren wordt voorgesteld een deel van het budget 2024 over te hevelen naar 2025.
Het betreft de volgende projecten:
- Overheveling verandermanagement in combinatie met datagedreven werken (€ 150.000);
- Overheveling herindeling Wijdemeren (€ 195.000);
- Overheveling SaaS eHRM (€ 81.000);
- Overheveling SaaS belastingapplicatie (€ 159.000);
- Overheveling implementatie telefooncentrale (€ 172.000);
- Overheveling programma Dienstverlening (€ 180.000). Dit overhevelingsvoorstel houdt verband met het overhevelingsvoorstel zoals opgenomen in programma 4, Dienstverlening aan de stad.